Met raad en daad.
Een tevreden Raad van Toezicht

‘We kijken naar de grote lijnen’, vertelt hij direct. ‘Naar het functioneren van het bestuur, naar de financiële ontwikkelingen. We hebben contact met de wethouders van de vier gemeenten Den Helder, Texel, Schagen en Hollands Kroon en met de externe accountant voor de controle van de jaarrekening. Daar ligt onze taak. Je moet als Raad van Toezicht niet op de stoel van de bestuurder gaan zitten.’

Toch wordt de raad en daad erg gewaardeerd. De RvT is ook een klankbord en komt vaker met het bestuur bijeen dan officieel vereist is. ‘Zo’n zes, zeven keer per jaar en ook nog een keer met de wethouders’, vertelt Ruud. ‘En dan ben ik zelf nog regelmatig met het Thijssehuis bezig.’ Hij maakt naast KopGroep Bibliotheken ook deel uit van de Raad van Toezicht van het Thijssehuis. Het pand in aanbouw op Texel waar de bibliotheek, Artex en Young4Ever binnenkort gaan samenwonen. ‘Als we er eenmaal ingetrokken zijn, wordt dat vast wat minder. Maar er is nog een hoop te doen, ook als de aannemer straks klaar is.’ Dat de bouw vertraging heeft opgelopen, legt druk op de planning. Tegelijkertijd gaan de ontwikkelingen achter de schermen gewoon door en is iedereen straks helemaal klaar voor de verhuizing. Ruud: ‘Er is gelukkig altijd een plan B. Ook bij vertraging staat niemand op straat. Maar het onderhoud van de huidige panden is natuurlijk wel opgeschort. Als je dat te lang laat duren, voldoen ze op een gegeven moment niet meer aan de eisen. Daarom wijzen wij toch steeds maar op die planning. Gelukkig lijkt augustus inmiddels haalbaar.’

Een aantal belangrijke ontwikkelingen in 2025 zijn mede mogelijk gemaakt door de decentralisatiegelden die de overheid beschikbaar stelt aan de gemeenten en die weer ten goede komen aan organisaties als KopGroep Bibliotheken. Boetevrij lenen bijvoorbeeld en een gratis lidmaatschap voor jongeren. ‘En de ontwikkelingen in Hollands Kroon natuurlijk’, voegt Ruud daaraan toe. ‘Daar was echt nog een extra financiële impuls nodig zodat de dienstverlening niet achter zou blijven op die in de andere gemeenten. En dat hebben we als RvT ook duidelijk gemaakt.’

Hij is dan ook tevreden. ‘Het was een goed jaar. We konden als organisatie doen wat we moeten doen en ook financiële reserves opbouwen.’ Hij legt uit: ‘Dat betekent niet dat we geld over hebben. Het is heel belangrijk om als organisatie een buffer te hebben. Als er ooit weer bezuinigingen komen, wil je niet meteen in de problemen komen. Verder heb je natuurlijk een bestemmingsreserve voor zaken als het onderhoud en de collectie en algemene reserves om bijvoorbeeld nieuwe ideeën te realiseren.’

Over het geheel genomen ziet hij al sinds ruim vóór 2025 een hoop ontwikkelingen die een RvT tevreden stemmen. ‘De wijze waarop het managementteam is opgebouwd, de rapportage naar de RvT en het feit dat een controller ons bijstaat bij de financiële onderbouwing van onze organisatie.’

De Raad van Toezicht is niet alleen tevreden over de cijfers, ook over de ontwikkelingen binnen de organisatie. ‘Er is bijvoorbeeld weer een tevredenheidsonderzoek onder vaste en vrijwillige medewerkers geweest. Daaruit blijkt dat ze over het algemeen zeer tevreden zijn. Ze zijn blij met de bedrijfsvoering en voelen zich gehoord en gezien. Dat is goed om te lezen. We zitten ook minimaal eens per jaar met de ondernemingsraad om tafel en ook daar krijgen we terug dat het bedrijf goed wordt bestuurd. Dat durf ik ook wel te zeggen. Er zit een risico in het feit dat er een enkele directeur-bestuurder is, maar als die uitvalt, is er wel een sterke managementlaag die dat ondervangt.’

Eigenlijk, geeft Ruud toe, is er vanuit de RvT niet zo veel te vertellen dit jaar. Een goed teken. Alles loopt. Wat hij nog kan toevoegen gaat over de mensen. ‘Ik heb het eerder gezegd, maar wat me altijd opvalt is de bevlogenheid, van zowel de vaste medewerkers als de vrijwillige. Ik zag dat tijdens de nieuwjaarsbijeenkomst toen ik met een groepje collega’s aan tafel zat en dat maakte echt indruk op me. Ik kom zelf uit een heel harde bedrijfsomgeving en hier hangt een totaal andere cultuur, een heel andere sfeer. Het gaat om samenwerking, respect naar elkaar, waardering voor elkaar. Dat vind ik heel leuk en interessant om te zien. Ik heb hier ook geleerd hoe belangrijk vrijwillige medewerkers zijn én hoe belangrijk het is om ze waardering te tonen voor hun bijdragen aan de organisatie. Daar is binnen KopGroep Bibliotheken veel aandacht aan besteed.’ Hij komt tot slot nog even terug op het Thijssehuis. Eén van de onderwerpen die in 2025 steeds hoog op de agenda van de Raad van Toezicht stond. ‘Het is allemaal spannend, maar ook heel leuk om mee te maken. Het wordt een ontzettend mooi gebouw en we hebben heel hoge verwachtingen van de mogelijkheden, van de inrichting en van de relatie met de andere gebruikers. Die is nu al heel goed. Alles bij elkaar dus een mooi vooruitzicht voor 2026.’